Wie du dein nächstes Seminar mit einer Umfrage richtig planst

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Dennis Wegner
Dennis Wegner

Die Organisation von Seminaren ist oft mit einigen Herausforderungen verbunden. Gerade als Einsteiger fehlt oft die Routine solch ein Event erfolgsorientiert zu planen. Aber auch erfahrene Profis sind meist mit der ein oder anderen Schwierigkeit konfrontiert.

 

Organisatorische Rahmenbedingungen festlegen

Neben denn organisatorische Rahmenbedingungen wie die Buchung der perfekten Räumlichkeit, die benötigte Ausstattung oder das planen des Verpflegungsangebotes, sind auch die theoretischen sowie praktische Inhalte eines Seminars zielgruppengerecht vorzubereiten.

Vor allem letzteres sollte bei der Vorbereitung der Veranstaltung im Vordergrund stehen. Denn bei einem Seminar geht es um die kompetente Vermittlung von thematischen Lerninhalten zur Qualifizierung und (Weiter-)Bildung von Personen. Thematisch unpassende oder fehlerhafte Inhalte können deine Lehrveranstaltung schnell zum Misserfolg führen.

Aber auch organisatorische Missgeschicke wie beispielsweise fehlende Ausstattung oder die falsche Verpflegung für Teilnehmer z.B. mit einer Lebensmittelallergie können deinen möglichen Seminarerfolg negativ Beeinflussen.

Nutze daher Seminar-Feedback als effektives Hilfsmittel zur Veranstaltungsorganisation, für eine entspanntere und erfolgsorientierte Vorbereitung.

 

Wie können Umfragen mir bei der Planung meines Seminars helfen?

Umfragen zur Planung deines Seminars, können dir auf vielfältige Weise helfen. Sie können dir beispielsweise bei der Vorbereitung und Anpassung der theoretischen und praktischen Inhalte anhand der Teilnehmergruppe helfen.

Befrage dafür die Seminarteilnehmer bereits einige Tage oder Wochen vor Seminarbeginn nach ihren Wünschen, Bedürfnissen und Erwartungen. Auch kannst du allgemeine Fragen von den teilnehmenden Personen vorab einholen und klären.

Zusätzlich hast du mit einer Seminarumfrage die Möglichkeit, in Form eines Anmeldeformulars, präziser die Anzahl der Teilnehmer zu erfassen, kurzfristige Zusagen besser einschätzen zu können, und Umfragen in die Prozesse zur Vermarktung des Seminars einzubinden.

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Umfragen helfen dir bei der zielgerichteten organisation deiner Veranstaltung.

 

Ein weiterer Vorteil von Befragungen ist, dass Sie auch in organisatorischen Bereichen Anwendung finden können. Vom Programmablauf, über die Dienstleister bis hin zu Vorschriften, die eingehalten werden müssen. Je detaillierter jeder seine Besonderheiten schildert, desto einfacher ist für dich die Koordination.

Erspare dir jeden einzeln zu kontaktieren und nutze das gesammelte Feedback als Planungsgrundlage für eine entspannte Veranstaltungskoordination.

Zusammenfassend kann dir ein Fragebogen zur besseren Seminarplanung wie folgt helfen:

  • Erwartungen, Wünsche und Bedürfnisse der Teilnehmer abfragen
  • Inhalte und Materialien anhand Teilnehmergruppe aufbereiten/anpassen
  • Allgemeine Fragen der Teilnehmer vorab klären
  • Genaue Anzahl an partizipierenden Teilnehmern erhalten
  • Entspanntere Veranstaltungskoordination

 

Welche Ziele können mit einer Umfrage zur Planung meines Seminars erreicht werden?

Grundsätzlich sollte das oberste Ziel eines Seminars sein, dass die Lehrveranstaltung für dich und für deine Teilnehmer ein voller Erfolg wird. Vor allem deine Teilnehmer müssen am Ende zufrieden das Seminar verlassen und das Gefühl haben, dass die angebotene Schulung ihnen einen Mehrwert gebracht hat.

Bereits in der Planungsphase des Seminars muss der Grundstein für dessen Erfolg gelegt werden. Dazu gehört, dass du wissen musst, wie viele an deiner Veranstaltung teilnehmen. Darauf aufbauend kannst du die organisatorischen Rahmenbedingungen wie Raumgröße, Ausstattung und Verpflegungsangebot detaillierter planen.

Bereite mit einer Vorab-Umfrage einen strukturierten Ablauf deines Seminars vor und passe zusätzlich die theoretischen und praktischen Inhalte nach den Erwartungen und Interessen der einzelnen Teilnehmer an.

 

Welche Fragen könnte ich für die Planung meines Seminars den Teilnehmern stellen?

Welche Fragen du den Teilnehmern vorab stellen möchtest, hängt davon ab, wie viel du für die detaillierte Planung des Seminars benötigst und welche relevanten Informationen du mit der Befragung erhalten willst. Im Folgenden ein paar mögliche Fragen für die Planung deines Seminars:

Werden Sie an dem Seminar teilnehmen?

Wie haben Sie von dem Seminar erfahren?

Wer übernimmt die Kosten der Veranstaltung?

Welche Themen erwarten bzw. interessieren Sie am meisten?

Haben Sie irgendwelche Lebensmittelallergien (in Bezug auf Verpflegungsangebot)?

Haben Sie bereits im Vorfeld schon Fragen?

 

Kann ich eine Umfrage, auch als Anmeldeformular verwenden?

Klar, das geht! Du kannst Umfragen, auch als Formulare oder Fragebögen gestalten. Der Aufbau und Inhalt deines Fragebogens bestimmst du selbst – somit kannst du eine Umfrage auch für die Eventanmeldung nutzen.

In Kombination mit einer automatischen Bestätigungs-Mail – bietet easyfeedback – kannst du deinen Teilnehmern im Anschluss eine Bestätigung inkl. weiterer Informationen zusenden.

Somit kannst du die Planung und das spätere Feedback mit z.B. easyfeedback komplett abdecken.

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Über den Autor

Dennis Wegner

Dennis Wegner ist CEO von easyfeedback. Bei Dennis dreht sich seit rund 10 Jahren seine Berufswelt darum, einfache und nachhaltige Befragungen zu ermöglichen.

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