8 wertvolle Tipps zum Durchführen deiner Mitarbeiterbefragung!

Warum Mitarbeiter online befragen?

Wir alle benötigen Feedback – ob im Privaten oder beruflich. Ob als Angestellter oder als Geschäftsführer. Ohne Feedback können wir uns nicht messen und Entscheidungen nur aus unserem Bauch heraus treffen.

Um Feedback einzuholen, gibt es viele Möglichkeiten: Persönliche Einzelgespräche, Papierfragebogen, Feedback-Karten, Abstimmungen auf Versammlungen etc.

In allen Fällen muss am Ende das Feedback zusammengetragen und ausgewertet werden, um aus den einzelnen Umfrage-Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung Handlungen abzuleiten.

Vorteile von Online-Umfragen

• Schnelles und unkompliziertes Auswerten der Ergebnisse: Willst du ohne Unterstützung durch ein Online-Umfragetool deine Mitarbeiterbefragungen durchführen, musst du die Ergebnisse händisch in Excel oder einem ähnlichen Programm zusammentragen.
  
  Auf Basis der händischen Eingaben erstellst du dann Berechnungen und Diagramme für die Präsentation der Ergebnisse. Viele Online-Umfragetools nehmen dir diesen Prozess komplett ab.
  
  Von der automatischen E-Mail-Einladung bis zur Auswertung in Echtzeit. Mit einem Umfrage-Tool sparst du wertvolle Zeit und kannst früher auf Basis der erfassten Ergebnisse Maßnahmen einleiten.
  
  
• Zudem reduzierst bzw. minimierst du die Fehlerquellen und erhöhst die Datenqualität deiner Ergebnisse.
  
  
• Unterschiedliche Mechanismen erlauben es dir, deine Mitarbeiterbefragungen komplett anonym, teil-personalisiert oder voll-personalisiert durchzuführen.

Nicht immer geht’s nur online

Nicht immer kannst du eine Mitarbeiterbefragung durchführen und diese komplett online abbilden. Gerade in Produktionsbetrieben haben viele Mitarbeiter keine eigene E-Mail-Adresse oder aufgrund Ihres Tätigkeitsfeldes keinen direkten Zugang zu einem PC.

In diesem Fall solltest du die Einladungen zur Mitarbeiterbefragung mit einem Hybrid-Modell umsetzen: Kombiniere verschiedene Möglichkeiten, um der individuellen Situation deiner Mitarbeiter gerecht zu werden:

• Beantwortung der Umfrage am eigenem Desktop-Rechner
• Beantwortung der Umfrage an einem bereitgestellter Desktop-Rechner/Tablet
• Möglichkeit zur Beantwortung am eigenen mobilen Endgerät (Smartphone)
• Beantwortung in Form von Papierbögen

Der Vorteil: Du kannst die verschiedenen Optionen miteinander vergleichen und siehst so, ob beispielsweise das gemeinsam genutzte Terminal weniger Rückmeldungen generiert hat als die individuellen Einladungen für Personen mit eigenem PC.

Bevor du damit loslegst, für deine Mitarbeiterbefragung Fragebogen, Fragen und Antwortoptionen zu erstellen, solltest du dir erst überlegen, welche Art der Befragung du umsetzen willst. 

Bist du dir dessen im Klaren, solltest du noch ein paar weitere Hausaufgaben erledigen. Welche das sind, sehen wir uns im Folgenden an.

Tipp 1: Wie du die Akzeptanz für Mitarbeiterbefragungen herstellst

Egal, ob bei Mitarbeiterbefragungen oder bei allen anderen Befragungen: Die Teilnehmer müssen für sich einen persönlichen Nutzen aus der Teilnahme ziehen.

Wenn sie keinen persönlichen Nutzen haben, dann werden sie entweder nicht teilnehmen, keine wahrheitsgemäßen Antworten geben oder unterstehen einem „freiwilligen Zwang“.

Um ein kontinuierliches Feedback-Management im Unternehmen zu implementieren, ist die Akzeptanz durch die Mitarbeiter Voraussetzung zur Einführung. Und Akzeptanz schaffst du, wenn sich ein persönlicher Nutzen aus der Teilnahme für den Mitarbeiter ergibt.

Ein kleines Beispiel: 

In deinem Unternehmen ist die Stimmung zwischen Produktion und Management nicht optimal. Ihr wollt eine Mitarbeiterumfrage durchführen, um die Diskrepanzen zu glätten.

Dein Chef befürchtet bei der Durchführung jetzt zweierlei:

1. Die Umfrage wird von den Produktionsmitarbeitern genutzt um einfach mal „Dampf“ abzulassen.
   
   
2. Es ist so gut wie kein Vertrauen vorhanden, das die Umfrage was bewirken wird und die Teilnahme wird gering sein. 

In dieser Situation empfiehlt es sich mit einer „leichten“ Mitarbeiterbefragung zu starten. 

Starte zum Beispiel mit einer Mitarbeiterbefragung zu den internen Arbeitshilfsmitteln und zur Arbeitskleidung. Das sind persönliche Optimierungen für den einzelnen Mitarbeiter und dadurch nicht kritisch: 

• „Was kann aus Ihrer Sicht am Arbeitsplatz verbessert werden?“ 
• „Wie bewerten Sie Ihre Arbeitskleidung?“
• „Beurteilen Sie die Qualität der Arbeitsmittel: Schuhe, Handschuhe etc.“

Bei dieser Mitarbeiterbefragung gehst du auf den persönlichen Vorteil des Mitarbeiters ein. Wenn du jetzt im Anschluss zeitnah Taten folgen lässt, sieht der Mitarbeiter den Vorteil in der Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung.

Auf diese Weise stellst du die Akzeptanz her. In den nächsten Befragungen kannst du dir dann das Ziel setzen, auch auf kritischere Punkte einzugehen, um hier Verbesserungen zu erzielen. 

Wähle deine Fragen aber immer mit Bedacht. Eine direkte Frage zu den „negativen“ Punkten eines Vorgesetzten anzusprechen, wird auch genau die Art an Antwort auslösen. Besser ist, du fragst, wo sich die Zusammenarbeit verbessern kann. Damit lenkst du die Gedanken in einen positiven Bereich.

Tipp 2: Keine Angst vor dem Shitstorm

Veränderung und Optimierung heißt auch, sich mit negativen Kommentaren auseinanderzusetzen. Je nach Unternehmensgröße und Stimmung in den einzelnen Abteilungen kann es sein, dass einige Mitarbeiter die Mitarbeiterbefragung nutzen, um ihren Frust loszuwerden.

Aber gerade wenn ihr diesbezüglich Bedenken habt, ist dies ein Anzeichen dafür, dass Veränderungen notwendig sind und es im Unternehmen Diskrepanzen gibt.

Was kannst du tun, um aus dieser Situation das Beste herauszuholen?

• Proaktives Herangehen: Besprecht bereits im Vorfeld, wo und durch was die schlechte Stimmung verursacht wird. Richtet eure Mitarbeiterbefragung auf diese Bereiche aus und fragt aktiv nach der Ist-Situation und wie sich die Mitarbeiter die Soll-Situation vorstellen.
  
  
• Verständnis für beide Seiten: Geht offen mit dem Thema um. Sprecht sowohl mit den Führungskräften als auch mit deren Mitarbeitern. Zeigt beiden Seiten, dass die jetzige Situation verbessert werden soll.
  
  
• Die Wurzel des Übels suchen: In erster Linie geht es nicht um Schuldzuweisungen – nicht gegenüber den Führungskräften und nicht gegenüber den Mitarbeitern. Dennoch kann oder wird der eine oder andere die Befragung als Ventil nutzen.
  
  Das ist dann für dich der Punkt, an dem du tiefer graben solltest: Lese zwischen den Zeilen und identifizieren die Gründe für die Unzufriedenheit.

Folgende Ursachen sind denkbar:

• Oftmals hat sich aus einer Kleinigkeit heraus oder durch einen falschen Ton eine negative Haltung ergeben, welche sich im Verlauf „hochgeschaukelt“ hat.
  
  
• Management-Prinzipien werden nicht sauber an die Mitarbeiter kommuniziert.
  
  
• Ein zu harter Ton erweckt den Anschein eines negativen Arbeitsumfelds.

Das Zwischenmenschliche spielt eine große Rolle in der Stimmung zwischen Führungskräften und Mitarbeitern. 

Wenn ihr gezielt nach den Ursachen fragt und alle Beteiligten schon vor der eigentlichen Befragung involviert, dann werdet ihr die Ursachen für die schlechte Stimmung im Unternehmen finden und ausmerzen können.

Tipp 3: Wie du Führungskräfte nicht an den Pranger stellst

Abteilungsleiter, Führungskräfte und Manager sind wichtige Schlüsselpersonen im Unternehmen. Sie tragen eure Philosophie und die Unternehmensziele an die Mitarbeiter heran und sind im Daily Business aktiv.

Umso wichtiger ist es, dass die Personen fachliche und persönliche Kompetenzen mitbringen.

Um die Führungskräfte bei einer Mitarbeiterbefragung zur internen Kommunikation oder zum Führungsstil nicht an den öffentlichen Pranger zu stellen, ist die Art der Fragestellung entscheidend.

Mit Fragen zu persönlichen Fähigkeiten der Führungskraft und Fragen zur Zusammenarbeit kannst du mit einer falschen Formulierung sowohl den Mitarbeiter als auch den Vorgesetzten in eine unangenehme Situation bringen:

• „Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit mit Max Mustermann?“
• „Wo sehen Sie bei Herrn Mustermann Verbesserungsbedarf?“

Mit einer leicht abgeänderten Fragestellung entschärfst du die Situation und stellst die Führungskraft nicht an den Pranger:

• „Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit im Team/in der Abteilung?“
• „Was könnte aus Ihrer Sicht verbessert werden?“

Mögliche Defizite bei euren Führungskräften kannst du dann zwischen den Zeilen der Auswertung lesen und gegebenenfalls für die Führungskraft ein 360 Grad Feedback anbieten.

Die Art der Fragestellung sollte dahingehend gewählt werden, wie sich die Zusammenarbeit in eurem Unternehmen gestaltet. Herrscht bei euch eine offene, freundliche Kultur, dann kannst du direkter auf die persönlichen Kompetenzen eingehen.

Hast du jetzt bereits Bedenken, dass du eine Mitarbeiterbefragung durchführen „musst“, solltest du die Fragen mit Bedacht wählen. Versetz‘ dich in die Lage der Mitarbeiter. Überlege, wie sie die jeweilige Frage beantworten würden.

Tipp 4: Involviere den Betriebsrat bei Mitarbeiterbefragungen

Die Aufgabe des Betriebsrates ist es, die Interessen der Mitarbeiter gegenüber dem Arbeitgeber zu vertreten.

Gibt es in eurem Unternehmen einen Betriebsrat, so hat dieser somit ein hohes Interesse daran, welche Maßnahmen mit den Mitarbeitern durchgeführt werden und wie diese dabei „geschützt“ sind.

Je nach Art der Mitarbeiterbefragung ist es demzufolge wichtig, wie ihr die Befragung durchführt.

• Führst du eine organisatorische Befragung durch, beispielsweise zur Anmeldung zum bevorstehenden Sommerfest, wird euer Betriebsrat vermutlich ohne Bedenken zustimmen, dass personenbezogene Daten abgefragt werden.
  
  Denn ohne diese Angaben wäre die Befragung nicht möglich.
  
  
• Bei einer Mitarbeiterumfrage zur internen Kommunikation, Zufriedenheit oder einem 360 Grad Feedback spielt die Anonymität eine wichtige Rolle. In keinem Fall dürfen sich für den Mitarbeiter negative Konsequenzen aus der Teilnahme ableiten.
  
  Hier wird euer Betriebsrat genau auf die Art der Durchführung achten.

Um den Betriebsrat von Anfang an in das Befragungsprojekt zu integrieren und auch dessen Zustimmung zu erhalten, hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

1. Ziele der Mitarbeiterbefragung vor der Durchführung definieren
   Welches Ziel möchtet ihr mit der Befragung erreichen? Benötigt ihr Informationen zu organisatorischen Zwecken? Diese Art der Befragung ist unkritisch, obwohl die Daten personalisiert benötigt werden.
   
   Möchtet ihr die interne Kommunikation verbessern oder den Mitarbeitern eine Stimme zur freien Meinungsäußerung geben, dann steht nicht die personalisierte Befragung im Vordergrund, sondern das Stimmungsbild im Unternehmen/in der Abteilung.
   
   Hierbei benötigst du keine persönlichen Angaben, und somit kann/muss die Befragung anonym durchgeführt werden. Definiert zuerst die Ziele der Befragung und warum ihr welche Ergebnisse benötigt.
    
   
   
2. Den Betriebsrat des Unternehmens involvieren
   Sobald ihr die Ziele und das Vorhaben definiert habt, kannst du bereits den Betriebsrat involvieren.
   
   Auch wenn du noch keinen fertig konzipierten Fragebogen vorliegen hast, empfiehlt es sich den Betriebsrat frühzeitig mit einzubeziehen, um ggf. direkt am Anfang die Ausrichtung und Durchführung anzupassen.
    
   
   
3. Zielbasierten Fragebogen erstellen
   Im nächsten Schritt finalisierst du euren Fragebogen, definierst, mit welchen Fragen du welches Ziel verfolgen möchtest und wie die Anonymität sichergestellt wird.
   
   Wenn du den Fragebogen bereits in einem Online-Tool angelegt hast, lässt du eurem Betriebsrat am besten per Mail einen Vorschau-Link zukommen. Somit kann dieser 1:1 den fertigen Fragebogen einsehen und schriftlich freigeben.
    
   
   
4. Datenschutz berücksichtigen
   Neben der Anonymität und dem inhaltlichen Schutz der Daten spielt ebenfalls der technische Datenschutz nach DSGVO, eine wichtige Rolle bei Mitarbeiterbefragungen.
   
   Führst du die Befragung online durch, dann achte darauf, dass die gewählte Software-Lösung dem deutschen Datenschutz entspricht.

Tipp 5: Anonymität bei Mitarbeiterbefragungen

Die Anonymität bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen ist einer der wichtigsten Faktoren.

Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat aus seinen persönlichen Antworten Konsequenzen befürchten zu müssen, dann wird dieser nicht teilnehmen oder dir keine ehrliche Rückmeldung geben. Besprecht daher im Vorfeld den Grad der Anonymität in Bezug auf die Art der Umfrage.

Der richtige Umgang mit einer Teil-Personalisierung

Wenn du nach persönlichen Daten fragst, Selektionsfragen nutzt (Abteilung, Betriebszugehörigkeit, Geschlecht etc.) oder in der Online-Befragung eine Personalisierung einstellst, können auf den einzelnen Mitarbeiter Rückschlüsse gezogen werden.

Um jedoch am Ende der Mitarbeiterumfrage nach Standorten, Abteilungen oder Teams auszuwerten, benötigst du zumindest eine Teil-Personalisierung.

Bei kleinen Teams mit 2-3 Mitarbeitern könnte das Feedback trotzdem schnell auf eine Person zurückzuführen sein. Um das zu verhindern, bieten gute Online-Tools eine Anonymität-Funktion.

Sobald du diese aktivierst, werden dir Ergebnisse erst ab einer Mindest-Teilnehmerzahl angezeigt. Somit hast du weiterhin die Möglichkeit das Ergebnis auszuwerten und trotzdem die Anonymität zu wahren.

Der Einsatz von anonymen Zugangscodes

Um euren Mitarbeitern ein noch höheres Maß an Anonymität zu gewährleisten, kannst du auch eine Umfrage so umsetzen, dass die Teilnahme nur per Zugangscode möglich ist. Jeder Mitarbeiter erhält dann einen Zugangscode, welcher nur einmal gültig ist.

Drucke die Codes aus, lege die Zettel in einen Topf und jeder Mitarbeiter „zieht“ seinen eigenen Code. Damit erreichst du ein Höchstmaß an Anonymität und Vertrauen.

Tipp 6: Befragung allen im Unternehmen leicht zugänglich machen

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Strukturen und Arbeitsplätze. Teilweise mit direktem Zugang zu einem Rechner – teilweise ohne direkten Zugang.

Einige Mitarbeiter haben eigene E-Mail-Adressen, andere aufgrund Ihres Tätigkeitsfeldes nicht. Und trotzdem ist es wichtig, dass du alle Mitarbeiter zur Umfrage einlädst und sie teilnehmen können.

a) Mitarbeiter mit eigener E-Mail-Adresse
Der leichte Weg: Besitzt ein Mitarbeiter seine eigene E-Mail-Adresse, kannst du ihm den Umfragelink einfach über den internen Verteiler oder aus deinem Online-Tool heraus per E-Mail zukommen lassen.

b) Mitarbeiter ohne eigene E-Mail-Adresse
Für Mitarbeiter ohne eigene E-Mail hast du mehrere Möglichkeiten:

• Du kannst den Umfrage-Link auf PCs bereitstellen, die sich in einem separaten Raum befinden und für diese Mitarbeiter zugänglich sind. Alternativ kannst du auch Tablets oder Terminals als Endgerät nutzen.
  
  
• Wenn es eure internen Richtlinien zulassen und die Mitarbeiter sich dazu bereit erklären, können diese auch ihr eigenes Smartphone nutzen – optimalerweise im WLAN eures Unternehmens.
  
  
• Um den Umfrage-Link jedem Mitarbeiter zugänglich zu machen, kannst du den Umfrage-Link z. B. auf der Abrechnung als QR-Code platzieren. Oder ihr hängt den Link/QR-Code am „Schwarzen Brett“ aus.
  
  
• Auch die Veröffentlichung im Intranet ist eine Möglichkeit, um vielen Mitarbeitern Zugriff zu gewähren.

Welche Option für euch die Beste ist, müsst ihr basierend auf euren Strukturen besprechen und entscheiden. Eine Kombination ist ohne Weiteres möglich und gibt euch die maximale Freiheit in der Ausgestaltung der Einladungen.

Tipp 7: Ergebnisse der Mitarbeiterumfrage interpretieren

Im Anschluss an die Mitarbeiterbefragung beginnt die Auswertung der Ergebnisse. Bevor du nun die Ergebnisse aufbereitest und veröffentlichst, berücksichtige die folgenden drei Dinge:

1. Vor der Aufbereitung die Mitarbeiter-Brille aufsetzen

   Versetz‘ dich in die Lage der Mitarbeiter und lies zwischen den Zeilen.

   Dadurch erhalten positive oder negative Kommentare eine andere Gewichtung. Auch wenn Mitarbeiter sehr kritisch geantwortet haben, hilft es sich in deren Lage zu versetzen. Menschen neigen leicht zur Übertreibung.
   
   Wenn du das berücksichtigst, relativiert sich der ein oder andere Kommentar wieder und liefert dir wertvolle Erkenntnisse um effektive Maßnahmen abzuleiten.

2. Einzelbereiche und Abteilungen analysieren
   
   Neben dem Gesamtergebnis solltest du auch auf Einzelbereiche und Abteilungen einen Blick werfen. Durch die Separierung in einzelne Gruppen erhalten Aussagen und Antworten eine andere Gewichtung.
   
   Denn nicht in jeder Abteilung stehen die gleichen technischen Voraussetzungen zur Verfügung bzw. hat jede Abteilung andere Anforderungen, die sich dann auch auf die Antworten auswirken.
   
   
   
3. Gesprächsbedarf identifizieren
   
   Besprecht vor der Veröffentlichung im Umfrage-Team, ob ihr alle Ergebnisse veröffentlichen könnt oder nur einen Teil.
   
   Wenn sich einige Mitarbeiter sehr konkret negativ einer Person gegenüber geäußert haben, solltet ihr vorab mit der Person das Gespräch suchen und die Ergebnisse besprechen.

Tipp 8: Lass Taten folgen

Die Bereitschaft der Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung erfolgt aus einem persönlichen Nutzen des Mitarbeiters. Sieht und erfährt der Mitarbeiter keinen Nutzen in der Teilnahme wird er nicht teilnehmen oder nicht wahrheitsgemäß antworten.

Daher ist es umso wichtiger, dass ihr im Anschluss auch Taten folgen lasst und konstruktive Maßnahmen durchführt. Sei dir dessen im Vorfeld bewusst und plane deine Befragung dementsprechend.

Wenn die Mitarbeiter im Anschluss keine Veränderung erfahren, verlieren sie das Vertrauen in die Umfrage und sehen keinen Nutzen in der Teilnahme.

Weißt du bereits im Vorfeld, dass die hinterfragten Veränderungen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen werden, so teile trotzdem das Ergebnis mit den Mitarbeitern.

Erläutere, welche Maßnahmen Schritt für Schritt geplant sind und in welchem ungefähren Zeitraum die Dinge in Angriff genommen werden.

Nur so erhält die Mitarbeiterbefragung die Akzeptanz deiner Kollegen und ihr könnt weitere Umfragen planen, um kontinuierliche Verbesserungen stattfinden zu lassen.

Fazit: Gut geplant ist halb gewonnen.

Eine gute Mitarbeiterbefragung durchzuführen ist eine umfangreiche Aufgabe: Insbesondere, wenn du berücksichtigst wieviel Vor- und Nacharbeit dazu nötig ist. Wie so oft gilt auch hier: eine gute Planung ist bereits die halbe Miete:

• Es ist essenziell, dass du frühzeitig die richtigen Stakeholder involvierst: Von der Geschäftsführung über den Betriebsrat bis hin zu als “schwierig“ bekannten Abteilungen oder Mitarbeitern: Es gilt, alle ins Boot zu bekommen, damit deine Mitarbeiterbefragung akzeptiert wird.
  
  
• Stelle die richtigen Fragen. Dazu musst du zum einen deine Ziele kennen und zum anderen versuchen, bei deinen Kollegen eine positive, lösungsorientierte Grundhaltung durch die richtige Formulierung zu schaffen.
  
  
• Stelle sicher, dass du alle Mitarbeiter erreichst: Eure Mitarbeiterbefragung richtet sich nicht nur an die Büro-Mitarbeiter mit eigenem PC und eigener E-Mail-Adresse. Schaffe das richtige Set-up, damit allen eine einfache Teilnahme möglich ist.

Wenn du diese Tipps von Anfang an berücksichtigst, hast du bereits viele Probleme vermieden, die bei Mitarbeiterbefragungen immer wieder auftreten.

So kannst du bewirken, dass deine Mitarbeiterbefragung nicht zu einer halbherzigen Pflichtübung wird. Du hast die Chance, damit wirklich was zu bewirken und für ein gutes Betriebsklima zu sorgen.

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