Was bedeutet anonyme Mitarbeiterbefragung eigentlich?
Wenn du die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung planst, wirst du dir zwangsläufig die Frage stellen, ob du diese personalisiert oder anonym durchführen solltest.
Grenzen wir diese beiden Optionen zunächst einmal voneinander ab:
Bei einer personalisierten Mitarbeiterbefragung senden die Mitarbeiter ihre Antworten und Fragen offiziell unter ihrem Namen ab. Alle Statements, Bewertungen und Einschätzungen können den Personen also eindeutig zugeordnet werden.
Das hat den Vorteil, dass Rückfragen jederzeit möglich sind, Ideen und interessante Gedankenansätze aufgegriffen und mit dem Absender weitergesponnen werden können.
Auf bestimmte Fragen, wie zum Beispiel solche, die auf die Führungskompetenz des Vorgesetzten abzielen, ist allerdings keine ehrliche Antwort zu erwarten.
Eine andere Möglichkeit stellt die anonyme Mitarbeiterbefragung dar. Sie macht übrigens die beliebteste Form der Befragung über easyfeedback aus.
Das Wort „anonym“ stammt vom Altgriechischen anónymos. Es bedeutet soviel wie „ohne Namen“. Wenn ich also davon spreche, Mitarbeiterbefragungen anonym durchzuführen, geht es darum, eine spätere Zuordnung der Antworten zu einem Namen, also einer konkreten Person, unmöglich zu machen.
Diese Anonymität schützt die Mitarbeiter vor negativen Folgen ihrer Meinungsäußerung. Dadurch werden die Bereitschaft zur Teilnahme und der Mut zur Ehrlichkeit deutlich gesteigert.
Für welche Unternehmen und Themen eignet sich die anonyme Mitarbeiterbefragung?
Anonyme Mitarbeiterbefragungen sind grundsätzlich für alle Unternehmen und alle Branchen geeignet. Allerdings sollten sie groß genug sein, dass Anonymität möglich ist.
Nur wenn ausreichend viele Mitarbeiter an der Befragung teilnehmen, sind Rückschlüsse auf die Identität ausgeschlossen. Doch darauf gehe ich später genauer ein.
Für welche Themen eignet sich die anonyme Mitarbeiterbefragung nun besonders? Da die Antworten inkognito abgegeben werden können, eignet sich diese Form der Befragung hervorragend für alle Themen, die ans Eingemachte gehen – also Aufschluss über die tatsächlichen Baustellen in deinem Unternehmen geben.
Wenn du wirklich wissen willst, wo es in deiner Organisation Schwachstellen gibt, welche Schwierigkeiten es hinsichtlich der Führung gibt oder wie es um die tatsächliche Mitarbeiterzufriedenheit bestellt ist, solltest du deine Mitarbeiterbefragung anonym durchführen.
Nur so bekommst du ehrliches, möglichst unverfälschtes Feedback. Das ist eine wichtige Voraussetzung für dich, schließlich willst du die richtigen Schlüsse ziehen und wirksame Veränderungsprozesse in die Wege leiten.
Wo fängt Anonymität an und wo hört sie auf?
Anonymität beginnt natürlich damit, dass du keine identitätsbezogenen Daten wie Namen oder Adressen abfragst – so viel ist schon mal klar. Auch Fragen nach dem Geschlecht, der Dauer der Betriebszugehörigkeit oder Abteilung können die Anonymität aushebeln. Doch es gibt noch mehr zu beachten.
Grundsätzlich setzt Anonymität eine gewisse Masse voraus, in der der Einzelne untertauchen kann. Die Größe der Stichprobe spielt eine wichtige Rolle. In großen Organisationseinheiten ist es demnach viel leichter die Anonymität zu sichern als in einer Drei-Mann-Bude.
Tipp:
Eine Stichprobengröße von mindestens fünf Personen ist ein bewährter Richtwert in diesem Kontext. Zudem werden keine Antworten einzelner Mitarbeiter, sondern nur zusammengefasste Antworten mehrerer ausgewertet.
Nicht nur die Größe der Stichprobe, auch die Form der Fragestellung bzw. der Antwortmöglichkeit muss beachtet werden. So kann zum Beispiel bei offenen Fragen, in denen Freitext gefordert ist, viel mehr Information zwischen den Zeilen stehen als bei einer Multiple-Choice oder Skalen-Frage.
Oft ist sich der Antwortende noch nicht mal darüber bewusst, dass er gerade Details preisgibt, die seine Identität aufdecken könnten. Die Art sich auszudrücken oder Schwächen in der Rechtschreibung könnten in Einzelfällen Rückschlüsse auf bestimmte Personen ermöglichen.
Wie du dieses Risiko minimierst, erfährst du weiter unten in diesem Beitrag.
Die Auswirkung der Anonymität auf das Feedbackverhalten der Mitarbeiter
Wie schon gesagt, ehrliche und aussagekräftige Ergebnisse bekommst du nur dann, wenn die absolute Anonymität der Antworten aller beteiligten Gruppen, von der Führungskraft über den Mitarbeiter bis zum Mitarbeitervertreter, sichergestellt ist.
Es liegt in der Natur des Menschen, dass die Bereitschaft zur Teilnahme an Befragungen höher ist, wenn keine negativen Konsequenzen durch ehrliche Antworten drohen.
Vor allem wenn es darum geht, die Motivation, Erwartung und Meinung zu konkreten Fragen herauszufinden, solltest du Mitarbeiterbefragungen immer anonym umsetzen.
Auch im Change-Management kannst du Mitarbeiter über anonyme Befragungen sinnvoll in den Prozess einbeziehen. Vorbehalte, Ängste, Sorgen und andere Blockaden wirst du in diesem Rahmen viel besser identifizieren als in Mitarbeitergesprächen.
Denn solche Emotionen werden oft als persönliche Schwäche gewertet, die der Betroffene nur ungern preisgeben möchte.
Aber Achtung – wenn du Anonymität versprichst, musst du diese auch wahren! Gehen die Mitarbeiter davon aus, dass ihre Identität irgendwie erkannt werden könnte, musst du immer noch von geringeren Beteiligungsquoten und verfälschten Aussagen ausgehen.
Die Wahrscheinlichkeit, dass die Antworten dann so ausfallen wie die Geschäftsführung oder disziplinarische Vorgesetzte sie vermeintlich hören möchten, ist sehr hoch.
Aus diesem Grund erfolgt die Befragung in den meisten Unternehmen ausschließlich durch professionelle Anbieter.
Neben der objektiven Wahrung der Anonymität spielt also die subjektive wahrgenommene Glaubwürdigkeit eine große Rolle.
Hier kommt das Thema Vertrauen ins Spiel: Auch die sauberste Durchführung durch externe Dienstleister bringt nichts, wenn die Befragten der Geschäftsführung und ihren Maßnahmen nicht vertrauen.
Ist die Stimmung im Unternehmen im Keller, wird es für dich daher umso wichtiger, die Mitarbeiter frühzeitig ins Boot zu holen. Hierbei sind Kommunikationsstärke und Empathie von allen Führungskräften gefragt.
Setze dich dafür ein, dass von Anfang an transparent und umfassend über die Hintergründe und Ziele der Mitarbeiterbefragung informiert wird. Versucht die Widerstände mit wertschätzender Aufklärungsarbeit aus dem Weg zu räumen.
Behalte immer im Hinterkopf: Gegenwind ist immer ein Ausdruck von Unsicherheit und Fehleinschätzung. Manchmal ist es sinnvoll, vor der Befragung im Rahmen einer Mitarbeiter- oder Teamversammlung auf die Bedenken einzugehen und Fragen zu beantworten.
Grundsätzlich sind Mitarbeiterbefragungen etwas sehr Positives! Das kannst du selbstbewusst kommunizieren. Sie sind ein wertvolles Analyse- und Gestaltungsinstrument und zudem ein starkes Signal an die Mitarbeiter. Die Message?
„Wir zeigen Interesse an euren Meinungen und eure Bedürfnisse sind uns wichtig!“
Wenn die Unternehmenskultur diese Werte widerspiegelt, kannst du mit einer hohen Akzeptanz und Vertrauen seitens der Mitarbeiter rechnen. Im Umkehrschluss wirkt es wenig authentisch, sollten Mitbestimmung und Mitgestaltung bisher eine eher untergeordnete Rolle gespielt haben.
Fünf Dos and Don’ts bei der Planung und Durchführung einer anonymen Mitarbeiterbefragung:
Damit die anonyme Mitarbeiterbefragung dich zum gewünschten Ziel führt, solltest du die folgenden zentralen Erfolgsfaktoren berücksichtigen:
- Klare Zielsetzung
Definiere das Ziel der Befragung eindeutig und stimme die Inhalte darauf ab. So lassen sich die Ergebnisse effektiv als Entscheidungsgrundlage einsetzen. - Professionelle Tools nutzen
Nutze ein professionelles, externes Tool, das die Anonymität garantiert. So machst du deutlich, dass du die tatsächliche Gewährleistung der Anonymität und der Vertraulichkeit ernst nimmst. - Interne Kommunikation
Kommuniziere die Gründe für die Befragung im Unternehmen und gestalte den Ablauf für die Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar. - Innere Geschlossenheit
Die Maßnahme sollte von allen Führungskräften positiv begleitet werden, achte auf eine einheitliche Sprachregelung im Unternehmen. - Transparente Auswertung
Informiere die Belegschaft über die Ergebnisse und die Maßnahmen, die aus der anonymen Mitarbeiterbefragung abgeleitet werden.
So erhöhst du die Akzeptanz für zukünftige Umfragen. Außerdem erleben die Angestellten, dass sie das Geschehen und das Unternehmen mitgestalten.
Hier habe ich für dich die wichtigsten Risikofaktoren und Stolpersteine zusammengefasst, die dazu führen, dass anonyme Mitarbeiterbefragungen nicht zum gewünschten Erfolg führen. Die folgenden Don’ts solltest du vermeiden:
- Zweifel an der Anonymität
Die Mitarbeiterbefragung wird nicht anonym durchgeführt, oder die Wahrung der Anonymität wird im Unternehmen als unglaubwürdig betrachtet. - Zweifel am Sinn der Umfrage
Wenn Mitarbeiter nicht wissen, zu welchem Zweck die Befragung durchgeführt wird und was mit den Ergebnissen passiert, sinkt die Teilnahmebereitschaft. - Die Stakeholder vergessen
Werden wichtige Anspruchsgruppen wie zum Beispiel der Betriebsrat, Datenschutzbeauftrage oder der Personalrat zu spät oder gar nicht eingebunden, sind Probleme vorprogrammiert: Das Projekt verzögert sich oder wird gestoppt. Zudem leidet die Glaubwürdigkeit in der Mitarbeiterschaft. - Ergebnisse verheimlichen oder beschönigen
Manchmal sind die Ergebnisse nicht ganz so rosig, wie sich die Geschäftsführung das wünschen würde. Fatal ist es, wenn nun Ergebnisse verschwiegen, verzerrt oder beschönigt werden.
Es wird immer einzelne Mitarbeiter geben, denen solche Manipulationen auffallen. Am Ende leidet immer die Glaubwürdigkeit. - Es folgen keine Taten
Die Mitarbeiter haben sich Zeit genommen und die Fragebögen nach bestem Wissen und Gewissen ausgefüllt. Nach der Auswertung sind die großen Baustellen bekannt und wurden kommuniziert – und dann passiert gefühlt nichts.
Dieser Eindruck sollte auf jeden Fall vermieden werden. Wer jetzt passiv bleibt, macht sich unglaubwürdig und riskiert, dass die zukünftige Bereitschaft, an anonymen Mitarbeiterbefragungen teilzunehmen, signifikant sinkt.
Wie sichere ich die Anonymität bei einer Online-Mitarbeiterbefragung?
Eine anonyme Mitarbeiterbefragung ist ein anspruchsvolles Projekt, das viele Herausforderungen mit sich bringt. Eine der wichtigsten wird es sein, die Anonymität sicherzustellen und diese glaubhaft zu kommunizieren.
Denn die größte Sorge der Teilnehmer ist, dass die Geschäftsführung die Antworten auf Verlangen einsehen kann.
Somit würde transparent, wer eventuell kritische Aussagen getroffen hat. Dies könnte negative Auswirkungen auf die Karriere, Mobbing oder Verlust der Reputation zur Folge haben. Verständlich, dass diese Risiken zu 100 Prozent ausgeschlossen sein müssen.
Mit der Einbindung eines Dienstleisters, wie z. B. easyfeedback, kannst du die Anonymität der Mitarbeiterbefragung verlässlich sichern. Aber auch andere Tipps und Verfahren können dir helfen, die Anonymität der Befragung zu gewährleisten.
So spielt die Festlegung einer Anonymitätsgrenze eine Rolle. Diese definiert die notwendige Anzahl von Antworten in einer Organisationseinheit, ab der Antworten überhaupt erst ausgewertet werden können.
Die Anonymitätsgrenze liegt hier meistens bei fünf Antworten. Werden zu einer Frage weniger als z. B. fünf Antworten innerhalb eines Bereichs abgegeben, werden diese zum Schutz vor einer Nachverfolgung nicht gezeigt und für diesen Bereich nicht gewertet. Damit sie dennoch einen Nutzen für das Gesamtbild stiften, fließen sie in die höher gelegene Organisationseinheit ein.
Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Von den fünf Mitarbeitern des Bereichs „Öffentlichkeitsarbeit“ haben nur drei die Frage zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie beantwortet. Diese Ergebnisse tauchen in der Auswertung für diese Mitarbeitergruppe nicht auf. Stattdessen fließen sie in die Ergebnisliste der übergeordneten Abteilung „Marketing und Vertrieb“ ein, in der insgesamt 18 Mitarbeiter arbeiten. Hier ist wieder eine ausreichende Datenmasse gegeben, in der der Einzelne anonym bleiben kann.
Soziodemografische Daten wie das Alter, Geschlecht, Einkommen und die Betriebszugehörigkeit etc. sind für die Gewinnung zielführender Informationen oft von erheblichem Wert.
Schließlich möchtest du sicherstellen, dass anschließende Verbesserungsmaßnahmen auch bei den richtigen Mitarbeitergruppen ankommen.
Ich empfehle, solche Fragen erst ganz am Ende der Befragung zu stellen, da dieser Part der sensibelste ist. Ein vorzeitiger Ausstieg wäre schade. Außerdem solltest du die Antwortmöglichkeiten in Form von Intervallen oder Von-bis-Spannen vorgeben.
Das könnte zum Beispiel so aussehen: Alter: 20 – 29 Jahre/ 30 – 39 Jahre/ 40 – 49 Jahre/ über 50 Betriebszugehörigkeit: unter 2 Jahre/ zwischen 2 und 5 Jahre/ usw.
So erhältst du wichtige Informationen und stellt zeitgleich sicher, dass ihr die Mitarbeiterbefragung tatsächlich anonym durchführt. Außerdem sorgen solche Von-bis-Antworten dazu, dass sich die Befragten sicherer fühlen und ehrlich antworten.
Bei einer Online-Befragung ist es sehr wichtig, dass die logische oder technische Verbindung zwischen dem eingeladenen Mitarbeiter, einem Zugangscode und den Antworten nicht gegeben ist.
Viele Mitarbeiter haben Sorge, dass sie anhand ihrer IP-Adressen oder Rechner-IDs identifiziert werden können. Ein professioneller Drittanbieter, wie z. B. easyfeedback, ist auf diese Problematik spezialisiert und bietet in Zusammenarbeit mit deiner IT-Abteilung funktionierende Lösungen, mit denen diese Gefahr ausgeschlossen werden kann.
Ein weiterer wichtiger Baustein ist die Einladung zur Onlinebefragung. Hier empfehle ich den Einsatz eines TAN-Verfahrens. Hierbei generiert zum Beispiel die Personalabteilung für die entsprechende Anzahl der Mitarbeiter TAN-Codes. Über diese Codes bekommen die Mitarbeiter Zugriff auf den Online-Fragebogen.
Bei der Verteilung und Zuordnung hat sich ein einfaches Verfahren bewährt:
Die Codes werden auf Papier ausgedruckt und gefaltet in einer großen Urne bereitgestellt.
Nun können die Teilnehmer nach und nach ihren TAN-Code ziehen. Die Zuordnung von TAN und Mitarbeiter ist also völlig zufällig. Dieses simple Urnenverfahren ist sehr transparent, nachvollziehbar und effektiv – ein wirksames Mittel, um das Vertrauen in die Anonymität zu stärken.
Damit am Ende nicht nur ein einzelner TAN-Code in der Urne bleibt und den letzten Mitarbeiter bei der Ziehung ein mulmiges Gefühl beschleicht, empfehle ich dir, 10 Prozent mehr TAN-Codes schreiben zu lassen, als abschließend benötigt werden.
Tipps für den Support, das Rücklaufmonitoring und die Auswertung
Der Support bei einer anonymen Mitarbeiterbefragung ist eine heikle Situation. Denn hier könnte die Anonymität tatsächlich durch den physischen internen Support oder Support via Team-Viewer gefährdet sein.
Ungünstig wäre allerdings auch, wenn der Mitarbeiter seine Teilnahme abbrechen würde. Durch die Zusammenarbeit mit einem professionellen, externen Anbieter für eure Online-Befragung kannst du dieses Risiko ausschließen.
Ein seriöser Anbieter wird dir für den Fall von Problemen oder Rückfragen den Telefon- oder E-Mail-Support anbieten. Über den Externen kann die Anonymität immer noch sichergestellt werden.
Denkbar ist auch, dass du mögliche Fragen und die typischen technischen Probleme in einer FAQ-Liste auffängst, die du im Intranet bereitstellst.
Diese Liste kannst du im Zeitraum der Befragung stetig mit den jüngsten Fragen samt der passenden Antworten aktualisieren. Gerade bei großen Unternehmen ist das eine sehr sinnvolle Maßnahme.
Ideal wäre es allerdings, solche Schwierigkeiten möglichst von Anfang an ausschließen. Zum Beispiel, indem du den Online-Fragebogen vorher gründlich auf Herz und Nieren testest. Mögliche Probleme kannst du so schon im Vorfeld finden und aus dem Weg schaffen.
Eine klassische Sollbruchstelle ist erfahrungsgemäß die Verwendung veralteter Browser-Versionen. Durch regelmäßige Updates kannst du diese mögliche Schwierigkeit schon mal aus dem Hinterkopf streichen. Überprüfe und hinterfrage zudem, ob für manche Mitarbeiter Zugangsbeschränkungen eingestellt sind.
Mit Whitelist-Einträgen auf den Online-Befragungsseiten kannst du clever vorbeugen. Sprich mit deiner IT-Abteilung und geht die möglichen Stolpersteine gemeinsam durch. Es lohnt sich!
Kommen wir zum Thema Rücklaufmonitoring
Wenn du Mitarbeiterbefragungen anonym und online durchführst, weißt du nicht, welcher der einzelnen Mitarbeiter den Fragebogen noch nicht ausgefüllt hat. Weder Name noch E-Mail-Adressen sind ersichtlich.
Dennoch bieten dir die Monitoringtools deines Dienstleistungspartners in der Regel eine sehr gute Übersicht über die Beteiligungsquoten.
Nach der Hälfte der eingeplanten Feldphase solltest du alle Mitarbeiter über den Status quo der anonymen Mitarbeiterbefragung informieren. Bedanke dich für die Teilnahme, zeige noch einmal den Nutzen für die Mitarbeiter auf und appelliere an alle, die sich noch keine Zeit für den Onlinefragebogen nehmen konnten.
Damit die Daten wirklich anonym bleiben, erhalten die Unternehmungsleitung oder andere Führungskräfte keinen Zugriff auf Einzelergebnisse der anonymen Mitarbeiterbefragung.
Diese liegen ausschließlich auf dem Server des Dienstleisters und sind vor Fremdzugriffen geschützt. Der Dienstleister überlässt dir die Daten abschließend zur Auswertung,
In der Regel wird der Anbieter, mit dem du die Mitarbeiterbefragung anonym durchführst, dir die Daten in einer vorher vereinbarten Berichtsform liefern. Dabei wird er die vorher definierte Anonymitätsgrenze streng einhalten. Also Antworten bzw. Auswertungen nur dann dokumentieren, wenn die Grenze von mindestens fünf eingegangenen Antworten erreicht ist.
Der Bericht sollte alle relevanten Daten für jede auszuwertende Organisationseinheit enthalten. Wichtig ist, dass die Antwortverteilung, Mittelwerte und auch Vergleichswerte pro Frage aufgeführt werden. Schließlich musst du die Ergebnisse in deinem internen Kontext interpretieren können.
Offene Fragen, die mit Freitext beantwortet werden können, bieten dir ein großes Potenzial. Sehr häufig zeigen sie Schwächen in Prozessen und Management sehr deutlich auf.
Wenn Mitarbeiter etwas bewegen und verändern wollen, nutzen sie die anonyme Mitarbeiterbefragung sehr gerne, um ihre Verbesserungsideen und Probleme zu kommunizieren. Diese Daten solltest du unbedingt nutzen.
Wie kommuniziere ich die Ergebnisse der anonymen Mitarbeiterbefragung im Unternehmen?
Nicht nur für die Initiatoren, auch für die Mitarbeiter sind die Ergebnisse der anonymen Mitarbeiterbefragung sehr interessant. Schließlich hat sich jeder von ihnen Zeit für die Teilnahme genommen, das sollte die Unternehmensführung auch mit entsprechendem Feedback wertschätzen.
Auch für die Präsentation der Ergebnisse und der daraus abgeleiteten Maßnahmen sollte es einen einheitlichen Kommunikationsfahrplan geben. Am besten erstellst du gemeinsam mit der Projektgruppe eine grafische aufbereitete Vorlage.
Achte darauf, dass die Zahlen ansprechend und verständlich in Charts visualisiert werden, sodass jeder den Interpretationen folgen kann. Viele externe Dienstleister bieten diesen Service als Teil des Gesamtpakets an.
An den Informationen aus dem eigenen Bereich sind Mitarbeiter immer ganz besonders interessiert. Die präsentierten Daten sollten daher sowohl Einblicke in die Gesamtbewertung geben als auch die Einordnung der Team- bzw. Bereichsergebnisse im Unternehmenskontext ermöglichen.
Die Bekanntgabe der Ergebnisse kann durch die Führungskräfte erfolgen. Zum Beispiel im Rahmen der regulären Teammeetings, einer Mitarbeiterversammlung oder eines außerordentlichen Besprechungstermins.
Wenn die Führungskräfte allerdings selbst Gegenstand der Befragung waren, ist es sinnvoller, die Daten durch ein Team der durchführenden Projektgruppe zu präsentieren.
Natürlich interessiert es die Mitarbeiter sehr, welche Maßnahmen die Unternehmensleitung aus den Ergebnissen der Umfrage ableitet und welche Ziele man sich für die Zukunft steckt.
Wenn eine weitere anonyme Mitarbeiterbefragung geplant ist, um die Resultate der Maßnahmen nachzuhalten, kündige das bereits jetzt an. Das erhöht die Akzeptanz für die Zukunft.
Fazit
Eine Mitarbeiterbefragung anonym durchzuführen ist ein spannendes und interessantes Projekt, das du mit dem neuen Wissen und einem guten Netzwerk gut meistern wirst.
Wenn es dir gelingt, die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen in die Anonymität der Umfrage zu sichern, hast du die größte Hürde bereits geschafft – denn das sind wichtige Voraussetzungen für eine hohe Beteiligungsquote und ehrliches, wertvolles Feedback.
Eine gut geplante und empathisch umgesetzte Kommunikations-strategie wird dir dabei den Weg ebnen.
Last but not least weißt du nun, welche Unternehmens- und Fachbereiche du mit ins Boot holen solltest. Sorge dafür, dass die Personalabteilung, Führungskräfte, Betriebs- und Personalräte mit am selben Strang ziehen, so kannst du Reibungsverluste von vorneherein vermeiden.
Viel Erfolg bei der Umsetzung!
