9 Schritte für ein erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding

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Jana Behr
Jana Behr

In Zeiten von Fachkräftemangel ist beim Werben von neuen Mitarbeitern jedes Detail entscheidend. Längst ist der War of Talents ausgebrochen und fordert von HR-Abteilungen ihren Tribut. In diesem Zusammenhang erhält ein optimaler Onboarding-Prozess eine ausschlaggebende Rolle. Wir stellen dir die neun wichtigsten Schritte auf dem Weg zum perfekten Onboarding vor. 

Kein Wunder, dass dem Onboarding zunehmend mehr Aufmerksamkeit gewidmet wird. Laut Haufe denken schon am ersten Arbeitstag knapp 15 Prozent aller neuen Mitarbeiter an Kündigung. Insgesamt geht ein Drittel bis zum Ende der Probezeit. Die Frage, die sich Personaler stellen sollten:

Wie können wir den Einstieg in den neuen Job so gestalten, dass der Funke überspringt und der Neue anfängt, für unser Unternehmen zu brennen? Die Antwort darauf: systematische Onboarding-Programme, die ins Talent Management integriert und bestenfalls digital unterstützt werden.

 

Erwartungen beiderseits

Dabei ist die erste Zeit an Bord nicht nur eine Zeit des Ausprobierens für den Neuen. Auch das Team prüft, wie der neue Mitarbeiter passt. Beide Seiten haben große Erwartungen an den Start. Hinzukommt, dass sowohl der Mitarbeiter als auch das Unternehmen Vergleiche anstellt – der Mitarbeiter mit früheren Einarbeitungsphasen, die Kollegen mit anderen Neueinsteigern.

 

Was heißt gutes Onboarding überhaupt?

Was heißt Onboarding? Richtig geraten! Der Begriff kommt aus dem Englischen und steht für „Taking on Board“, jemanden an Bord holen. Dabei handelt es sich beim Onboarding-Prozess nicht nur um ein kurzes aufs Boot holen, sondern er umfasst den Zeitraum von der Vertragsunterzeichnung bis zum Ende der Probezeit. Üblicherweise teilt sich der Prozess in drei Phasen auf: die Vorbereitung, Orientierung und Integration.

Onboarding geht weit über ein erstes Kennenlernen oder die Einrichtung des Arbeitsplatzes hinaus. Um einen reibungslosen Onboarding-Ablauf zu garantieren, setzen Unternehmen im Zuge der Digitalisierung zunehmend Softwarelösungen und Apps. 

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Schlechtes Onboarding kann teuer werden

Ein guter Onboarding-Prozess sorgt in erster Linie dafür, dass sich dein „Neuer“ willkommen fühlt. Allerdings geht es nicht nur um den Wohlfühlfaktor des Mitarbeiters. Für dich kann es teuer werden, wenn du bei Nichtgefallen ein weiteres Mal auf Talentsuche gehen musst.

Davon ab, dass dir eine Arbeitskraft fehlt. Du weißt aus eigener Erfahrung: Eine neue Stelle zu besetzen, kostet in der Regel 30 Prozent des Jahresgehalts. 

 

Mindestvoraussetzung: diese Basics sollten vorhanden sein

Ohne zu viel vorwegzunehmen, gibt es absolute Basics. Erste Prio: der Arbeitsplatz. Sorge dafür, dass dein neuer Mitarbeiter einen Schreibtisch hat, Telefon und Computer funktionieren und die E-Mail-Adresse eingerichtet ist. Wie oft hast du selbst einen neuen Job angefangen und bist wochenlang hinter diesen Grundvoraussetzungen hinterhergelaufen?

Arbeite deinen Mitarbeiter in Software, Prozesse, Teamstruktur und Hierarchien ein. Bestimme einen Kollegen, den er jederzeit als Mentor ansprechen kann. Bedenke, dass für ihn alles neu ist.

 

Onboarding-Fakten

Die Vorteile eines guten Onboardings liegen auf der Hand: Der neue Kollege kommt schneller in seinem Job an. Wenn er sich gut aufgehoben fühlt, geht er die neue Position motivierter an. Je wertgeschätzter er sich fühlt, desto sicherer agiert er fachlich und integriert sich schneller ins Unternehmen.

Ein Artikel auf HR.com belegt, dass sich ein guter Onboarding-Prozess auszahlt: Er erhöht die Mitarbeiterbindung um bis zu 25 Prozent und verbessert die Mitarbeiterleistung um 11 Prozent. Außerdem steigern Onboarding-Programme die Chance um 69 Prozent, dass die Mitarbeiter mindestens drei Jahre bleiben.

Andersherum: Fehlt der Onboarding-Prozess gaben 15 Prozent an, dies habe ihre Entscheidung zum Austritt unterstützt. Übrigens: Onboarding geht nicht im Express-Verfahren. Es dauert acht bis zwölf Monate bis neue Mitarbeiter ihren Kollegen in nichts mehr nachstehen.

Eine Haufe-Umfrage von 2017 ergab, dass mit 84 Prozent die große Mehrheit der Befragten ein Verbesserungspotenzial bei ihrem derzeitigen Onboarding-Prozess sehen.

 

9 Schritte zum erfolgreichen Onboarding

Um deinen Onboarding-Prozess zu optimieren, stellen wir dir die wichtigsten Schritte vor: 

1. Erstelle einen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter

Setze auf ein systematisches Onboarding. Dafür bereite am besten vor dem Job-Start alles vor. Neben dem Arbeitsplatz, der Technik und der internen Kommunikation, solltest du einen auf den neuen Mitarbeiter zugeschnittenen Einarbeitungsplan entwickeln.

Dazu gehört die Vorstellung im Team, die betriebliche Einarbeitung mit allen relevanten Abläufen und die individuell abgestimmten Weiterbildungen. Bestimme gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter Meilensteine, sorge für Feedback-Möglichkeiten und nehme dir genug Zeit, mögliche Lücken zu entdecken. 

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Ein Onboarding-Manual sorgt dafür, dass du nicht bei jedem Mitarbeiter bei null anfängst. Dort beantwortest du in Wiki-Manier die wichtigsten Fragen – am besten off- und online. Besonders eignen sich Leitfäden und Checklisten. Ganz weit vorne bist du, wenn du in Tutorial-Videos dein Team vorstellst, die Räumlichkeiten präsentierst und wichtige Prozesse erklärst.

Je reibungsloser die erste Zeit verläuft, desto schneller läuft dein Mitarbeiter zur Höchstform auf!

2. Denke an alle Phasen des Onboardings 

Das Mitarbeiter-Onboarding lässt sich in drei Phasen gliedern: die Vorbereitungsphase, die Orientierungsphase und die Integrationsphase.

Die Vorbereitungsphase

In der Vorbereitungsphase machst du den neuen Mitarbeiter, dein Team und dich selbst für den ersten Arbeitstag fit. Dazu gehört, dass du dich, wenn der neue Mitarbeiter vielleicht auch erst in ein paar Wochen anfängt, zwischendurch bei ihm meldest. Wenn er umziehen muss, kannst du ihm Tipps zur Wohnungssuche geben oder ihm den besten Kindergarten empfehlen.

Findet in der Zeit ein Sommerfest oder die Weihnachtsfeier statt, lade ihn ein. Dann lernt er seine zukünftigen Kollegen in einem lockeren Rahmen kennen.

Checkliste zur Vorbereitungsphase:

  • Arbeitsplatz einrichten (Schreibtisch, PC, Telefon, E-Mail-Adresse, Anmeldung im System und Zugangsdaten, Schlüssel, …)
  • Kollegen und Beteiligte informieren
  • offene Fragen klären
  • einen Einarbeitungsplan für den ersten Tag und die nächsten Wochen erstellen (inkl. Stellenbeschreibung, Organigramm)
  • Dresscode und Arbeitszeiten abklären
  • einen Kollegen als Mentor ernennen
  • Informationen rund um das Unternehmen zuschicken
  • Lege als Vorgesetzter die Feedback-Termine für die ersten drei Monate fest.

Die Orientierungsphase

Diese Phase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und dauert die ersten drei Monate. Der Neue lernt das Unternehmen, die Kollegen und seine Aufgaben kennen. Diese Phase lässt sich noch in den ersten Arbeitstag und die erste Woche unterteilen. 

Erster Arbeitstag: Stelle den Neuen vor und weise ihm seinen Paten zu, zeige ihm seinen Arbeitsplatz und erkläre die wichtigsten organisatorischen Dinge. Wichtig: Erläutere ihm das Onboarding-Manual, damit er problemlos die Antworten auf seine wichtigsten Fragen findet. Biete ihm an, zum Mittagessen mitzukommen! So lernt er direkt neue Kollegen kennen. 

In der ersten Arbeitswoche wird der neue Mitarbeiter durch das Gebäude geführt, um Mitarbeiter außerhalb seiner Abteilung kennen zu lernen. Er arbeitet sich zudem in die wichtigsten Tools und Aufgabenbereiche ein, bevor er richtig durchstartet.

Als Vorgesetzter triffst du dich in den ersten Wochen am besten einmal wöchentlich mit ihm, um direktes Feedback zu erhalten. Insbesondere das Feedback-Gespräch am Ende der ersten Woche ist wichtig. Darin klärt ihr noch offene Fragen, was gut gefällt, was nicht und ob es noch grundsätzliche Dinge zu klären gibt.

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Die Integrationsphase

So, die ersten Hürden sind genommen. Langsam gewöhnt sich der Mitarbeiter an den neuen Job – das kann zwischen sechs und zwölf Monaten dauern. Ziel: Der Neue ist voll integriert und bearbeitet Aufgaben und Projekte selbständig. Damit das noch besser klappt, nutze Einführungsveranstaltungen, Workshops, Informationstage oder Teambuildung-Maßnahmen.

Biete deinem Talent ausreichend Weiterbildungen an. Binde ihn in Projekte ein und führe ihn, je nach Position, in die Strategie und Unternehmensziele ein. Feedbackgespräche sind das A und O eines erfolgreichen Onboardings.

3. Integriere deinen neuen Mitarbeiter auf allen drei Ebenen: fachlich, sozial und kulturell

Onboarding läuft übrigens nicht nur auf der fachlichen Ebene ab. Der „Neue“ muss sich fachlich, mit seinem Knowhow, sozial, bei den Kollegen, und kulturell, bezüglich der Ziele, Grundsätze und Philosophie, integrieren. 

Fragen für's fachliche Onboarding

  • Wird der Neue seinen Fähigkeiten gemäß eingesetzt?
  • Ist er über- oder unterfordert?
  • Weiß er, was er zu tun hat und wen er fragen kann?

Fragen für's soziale Onboarding

  • Ist der Neue im Team integriert?
  • Wird er als vollwertiges Teammitglied von Vorgesetzten und Kollegen geschätzt?

Fragen für's kulturelle Onboarding

  • Identifiziert er sich mit dem Unternehmen?
  • Weiß er, warum er das tut, was er tut? 
  • Geht er für das Unternehmen? 

4. Verankere den Onboarding-Prozess im Unternehmen

Kaum zu glauben: Obwohl der Onboarding-Prozess zu einem hohen Prozentsatz dazu beiträgt, dass ein Mitarbeiter bei einem Unternehmen bleibt, stellen nur 14 Prozent der HR-Abteilungen ein extra Budget dafür zur Verfügung. Dabei ist ein strukturierter Onboarding-Prozess wichtig, damit alle Beteiligten wissen, wie sie dem neuen Mitarbeiter den Start vereinfachen.

Gleichzeitig werden bestehende Mitarbeiter entlastet, wenn ausreichend Material und Prozesse zur Einarbeitung vorhanden sind. 

5. Vereinbare regelmäßige Feedbacks und Mitarbeitergespräche

Wenn auch in vielen deutschen Unternehmen noch nicht ganz angekommen: Regelmäßiges Feedback ist für die Unternehmenskultur wichtig! Vor allem in der Anfangsphase, in der der neue Mitarbeiter das Unternehmen noch nicht gut kennt. Gerade zu Beginn ist es wichtig für ihn, zu wissen, ob seine Leistung in die richtige Richtung geht.

Selbstverständlich: Bereite dich auf das Gespräch vor und beachte die Feedback-Regeln! Spüre möglichen Sand im Getriebe auf! Unangesprochene Konflikte blockieren das ganze Team, behindern die soziale Integration und mindern das Gesamtergebnis. 

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6. Standardisiere und automatisiere den Onboarding-Prozess

In der Studie „Onboarding 2011“ von Aberdeen stellten die Marktforscher fest, dass die Mitarbeiterbindung mit standardisierten Prozessen um durchschnittlich 19 Prozentpunkte höher ausfiel. Auch die Zielerreichung und Mitarbeiterleistung fiel besser aus.

Wenn Unternehmen den gesamten Onboarding-Prozess standardisieren, zum Beispiel mit Checklisten und Leitfäden sowie im Vorfeld Verantwortlichkeiten und Termine bestimmen, sparen sie Zeit und Ressourcen. Passe Standard-Onboarding-Programme jeweils individuell an die neuen Mitarbeiter an.

7. Nutze Software und Apps für deinen Onboarding-Prozess

Während viele Personalabteilungen heute für viele HR-Prozesse Software einsetzen, werden die meisten Onboarding-Prozesse noch nicht digital unterstützt. Dabei gibt es mittlerweile zahlreiche spezialisierte Lösungen fürs Onboarding.

Sie helfen im Backend den HR-Profis, den Onboarding-Prozess zu managen. Im Frontend führen sie auf einer gebrandeten Bedieneroberfläche neue Mitarbeiter durch den Onboarding-Prozess.

Optimalerweise enthalten sie alle relevanten Infos zum Einstieg ins Unternehmen. In Form eines Wikis erhalten neue Mitarbeiter schnell einen Überblick über Unternehmensstandards und Regeln, wie Dresscode, wichtige Prozessabläufe, Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Spesenabrechnung wie zu nahen Parkmöglichkeiten.

Achte darauf, deine neuen Mitarbeiter nicht mit Informationen zu überfluten. Du kannst sie priorisieren und sie ihm häppchenweise aufbereiten. Nutze E-Learning-Module, um deinen Mitarbeiter mit nötigem Unternehmens- oder Produktwissen zu versorgen.

Eine eigens für das Unternehmen gestaltete Onboarding-App zeigt ihm, dass du in Sachen Digitalisierung und Innovation weit vorne bist. Sie bringt gegenüber dem Intranet mehr Mobilität und Flexibilität, erleichtert die Standardisierung des Onboarding-Prozesses und bietet ein noch besseres User-Erlebnis und spielerisches Lernen. Das bringt dir beim Neuen einiges an Punkten ein.

8. Nutze ein professionelles Umfrage-Tool für deinen Onboarding-Prozess

Zusätzlich zu Software-Lösungen und Apps für den Onboarding-Prozess kannst du ein Umfrage-Tool einsetzen. Dieses kannst du in deine Anwendungen integrieren und zum Beispiel ein Onboarding-Quiz gestalten, das relevante Unternehmens- oder Produktinfos abfragt. So holst du deine neuen Mitarbeiter spielend einfach und schnell an Bord!

9. Diese Fehler solltest du auf jeden Fall vermeiden 

Am besten vermeide alles, was kein gutes Licht auf das Unternehmen wirft, unprofessionell wirkt und deinen neuen Mitarbeiter nicht wertschätzt. Frage dich, wie du gerne am liebsten am ersten Tag behandelt worden wärst. 

Typische Fehler, die sich leicht vermeiden lassen:

  • Dein Empfang weiß gar nicht, dass heute ein neuer Mitarbeiter anfängt.
  • Weder die HR-Abteilung noch der Vorgesetzte begrüßen den neuen Mitarbeiter.
  • Der Arbeitsplatz ist noch nicht fertig eingerichtet.
  • Kollegen kümmern sich nicht um den Neuen.
  • Es dauert Tage bis der Mitarbeiter richtig anfangen kann.

Es reicht, dass du nur einen der oben genannten Fehler machst... und schon fällst du beim neuen Mitarbeiter durch. Viele machen dann dicht und sind im Kopf schon wieder auf Jobsuche. 

 

Fazit: Ist dein Mitarbeiter glücklich, bist du es auch 

Mittlerweile müsste klar sein, wie wichtig der erste Tag an Bord für deinen neuen Mitarbeiter, deine Kollegen und das ganze Unternehmen ist. Denn fühlt sich dein „Neuer“ willkommen, ist er direkt viel motivierter. Das führt zu einer schnelleren und besseren Performance, was ein Gewinn für das Team und das ganze Unternehmen ist.

Wichtig: Natürlich geht es nicht nur um den ersten Tag. Ist die erste Woche gut überstanden, steht aber einer vollständigen Integration in den nächsten Monaten nichts im Wege.

Hast du am Ende beim Onboarding alles richtig gemacht, steigen die Chancen dafür, dass du einen weiteren Mitarbeiter gewonnen hast, der sich für dein Unternehmen einsetzt, länger bei dir bleibt und dein Unternehmen weiterempfiehlt. Happy Onboarding!

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Über den Autor

Jana Behr ist IT-Fachredakteurin, Bloggerin und Content-Marketing-Queen aus Köln. Leidenschaftlich gerne beschäftigt sie sich mit Themen rund um IT, Digitalisierung und natürlich Content-Marketing. Neben ihrer Tätigkeit als Texterin und Autorin unterstützt sie mit ihrer Agentur aproposcontent mittelständische Unternehmen kreativ dabei, mit einer erfolgsorientierten Strategie im Content-Marketing voll durchzustarten!