8 Tipps für die Auswertung & Analyse deiner Mitarbeiterbefragung

Aber wie werte ich eine Mitarbeiterbefragung aus?

Diese Frage stellen sich viele Personaler nach der Durchführung der Mitarbeiterumfrage. Zunächst sitzt du vor einem Berg ausgefüllter Fragebögen oder digitaler Daten und weißt nicht, wo du zuerst anfangen sollst. Verschaffe dir daher zunächst eine Übersicht und überlege dir, was die relevanten Punkte waren, weshalb du die Umfrage durchgeführt hast.

Wenn du eine spezifische Fragestellung hattest, auf welche du dir Antworten aus deiner Belegschaft erhofft hast, so solltest du sie dir jetzt vor Augen führen, um die Ergebnisse danach zu analysieren.

Wenn du eine generelle Umfrage durchgeführt hast, versuche dir zunächst folgende Fragen zu beantworten:

• Worauf können wir stolz sein?
• In welchen Bereichen sind Verbesserungen notwendig?
• Wie haben unterschiedliche Standorte oder Abteilungen abgeschnitten?

Die Kunst der Datenanalyse besteht darin, interessante Zusammenhänge und Implikationen zu erkennen. Im Folgenden habe ich mich auf 8 Fokus-Bereiche konzentriert, um dir relevante Tipps mit an die Hand zu geben.

Tipp 1: Bereinigung der Ergebnisse

Leider müssen manchmal die Fragebögen bereinigt werden, um einer Verfälschung der Ergebnisse vorzubeugen. Manche Mitarbeiter haben das Gefühl, an einer Befragung teilnehmen zu müssen und wollen die Prozedur aus diesem Grund “schnell hinter sich bringen“.

Aus diesem Grund kann es passieren, dass ein Mitarbeiter mit dem Fragebogen startet und ihn aus den unterschiedlichsten Gründen nicht zu Ende bringt. Es kann jedoch ebenso vorkommen, dass jemand stets die gleiche Antwort gibt, ohne die Frage gelesen zu haben oder ein gewisses Muster hinter der Beantwortung steckt.

Diese Daten fließen im ersten Schritt wie alle anderen ausgefüllten Fragebögen in die Auswertung ein. Aus diesem Grund solltest du solche Daten zunächst bereinigen um nicht auf der Basis von verfälschten Ergebnissen Maßnahmen abzuleiten.

Eine solche Bereinigung könnt ihr tatsächlich nur durch „Handarbeit“ durchführen. Das heißt, du musst jeden einzelnen Fragebogen durchschauen. Es ist leider sehr aufwendig und birgt zudem die Gefahr, dass du fälschlicherweise Daten löschst, die ehrlich ausgefüllt waren.

Ich empfehle dir, aus diesem Grund auf die Bearbeitungszeit der Umfrageteilnehmer zu achten. Wenn beispielsweise die durchschnittliche Bearbeitungsdauer 15 Minuten beträgt, ist eine Bearbeitungsdauer von weit unter 15 Minuten, angenommen 2 Minuten, sehr auffällig.

Picke dir die Fragebögen mit einer extrem schnellen Bearbeitungsdauern heraus und prüfe diese auf die oben genannten Muster.

Solltest du feststellen, dass hier ein Muster zur Beantwortung der Fragen genutzt wurde, so kannst du diese Fragebögen aus der Auswertung ausschließen.

Tipp 2: Rücklaufquote beachten

Beachte bei der Auswertung deiner Mitarbeiterbefragung unbedingt die Rücklaufquote. Generell gibt diese Quote bei einer Umfrage an, wie repräsentativ diese ist. Allgemeine Aussagen sowie Maßnahmen kannst du nur dann treffen, wenn die Rücklaufquote ein adäquates Level aufzeigt.

Eine Quote zwischen 30% und 50% zählt bereits als repräsentativ. Ab einer Rücklaufquote von 70% gilt die Befragung bereits als Vollerfassung.

Zusätzlich zur gesamten Rücklaufquote kannst du bei deiner Mitarbeiterbefragung die Rücklaufquoten aus den jeweiligen Abteilungen als weiteren Parameter analysieren:

Ist eventuell in Abteilung A die Rücklaufquote bei 10%, in Abteilung B hingegen liegt die Rücklaufquote mit 60% deutlich über dem Gesamt-Durchschnitt, dann könnte der Grund hierfür sein, dass die Kollegen in Abteilung A mehr unter Stress stehen und sie deshalb weniger Zeit für die Beantwortung der Umfrage hatten.

Weitere Gründe für diese Diskrepanz könnten folgende sein:

• Gab es eventuell in den letzten Monaten einen Führungswechsel in einer Abteilung?
• Sind in einer Abteilung gerade viele offene Stellen?
• Ist der Krankenstand besonders hoch?
• etc.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass du in der Mitarbeiterbefragung die notwendigen Daten wie Abteilung, Standort etc. abfragst, um im Nachgang relevante Verknüpfungen herstellen zu können.

Solltest du feststellen, dass in einer Abteilung die Rücklaufquote deutlich unter 30% liegt, kannst du dir stichprobenartig aus dieser Abteilung Mitarbeiter für eine persönliche Umfrage einladen.

Das muss natürlich auf freiwilliger Basis geschehen, da diese Ergebnisse nicht mehr anonym sein können. Durch diese weitergeführten Gespräche erhältst du zusätzlichen Input, welchen du im Nachgang in das Gesamtbild mit einfließen lassen kannst.

Du kannst die Teilnahme deiner Mitarbeiter und somit die Rücklaufquote bereits im Vorfeld der Umfrage positiv beeinflussen. Zeige deinen Mitarbeitern auf, dass sie durch die Teilnahme an der Umfrage etwas bewegen können.

Überzeuge sie, dass ihre Meinung gehört wird und im Nachgang alles daran gesetzt wird, die Probleme zu beheben. Sollten deine Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sich so oder so nichts ändern wird, so werden sie nicht oder zumindest nicht zu einem großen Teil an der Umfrage teilnehmen.

Tipp 3: Vergleichen und Messen

Wie bereits bei der Rücklaufquote erwähnt, solltest du bei der gesamten Auswertung immer wieder Benchmarks ziehen, umso noch mehr Insights aus der Mitarbeiterbefragung zu erhalten.

Ich empfehle dir daher, kleine Gruppen oder kleine Einheiten zusammen zu fassen und separat auszuwerten. Dadurch kannst du Quervergleiche und horizontale Vergleiche anstellen.

Bei horizontalen Vergleichen wird das Ergebnis einer Teilgruppe - beispielsweise eines Standortes oder einer Abteilung - mit dem Gesamtergebnis und/oder der übergeordneten Organisationseinheit verglichen. 

Ein Beispiel für einen horizontalen Vergleich ist z. B. die Analyse der Ergebnisse aus der Vertriebsabteilung im Vergleich mit der gesamten Organisation.

Bei Quervergleichen werden einzelne Gruppen auf einer Ebene miteinander verglichen. Hier werden demnach beispielsweise die Vertriebsabteilung und die Einkaufsabteilung gegenübergestellt oder auch zwei Standorte miteinander verglichen. 

Mit easyfeedback hast du die Möglichkeit, auf jede Abteilung einen Filter zu setzen, umso schneller horizontale als auch Quervergleiche erstellen zu können.

Bei diesen Vergleichen musst du dir immer darüber bewusst sein, dass du unterschiedliche Gegebenheiten wie Fachbereiche, Standorte, Führungskräfte, Mitarbeiteranzahl etc. miteinander vergleichst.

Bedenke, dass beispielsweise bei einer Abteilung mit drei Mitarbeitern die Gewichtung der einzelnen Antworten größer sein muss als bei einer Abteilung mit 15 Personen. Die Unterschiede und die daraus resultierenden Gegebenheiten solltest du deshalb mit in die Analyse einbeziehen.

Eine weitere Möglichkeit der Vergleiche sind andauernde oder zumindest regelmäßige Befragungen. Ein Beispiel für solche Befragungen sind monatliche oder auch jährliche Stimmungsbilder/Pulsbefragungen.

Um diese Befragungen vergleichbar zu machen und Trends zu erkennen, solltet ihr möglichst keine der Fragen ändern.

So könnt ihr schnell und einfach Benchmarks in der Firma erstellen und bewerten, inwieweit sich durch spezifische Maßnahmen beispielsweise die Arbeitszufriedenheit verbessert.

Wo immer es dir möglich ist, solltest du das Feedback deiner Mitarbeiter mit weiteren Parametern, wie zum Beispiel Abwesenheiten/Krankenstand, Kundenzufriedenheit und anderen wesentlichen Daten anreichern, um der Umfrage einen noch größeren Informationswert zu verleihen. Darüber hinaus solltest du unterschiedliche Antworten miteinander in Relation setzen.

Beispielsweise ist ein Mitarbeiter grundsätzlich mit seinem Arbeitsplatz zufrieden. Wenn du nun aber genauer hinschaust, wirst du erkennen können, dass er zwar mit den grundsätzlichen Arbeitsbedingungen zufrieden ist, aber ihm der Führungsstil nicht zusagt und hier eine Unzufriedenheit besteht.

Versuche daher zwischen den Zeilen zu lesen und dich in deine Mitarbeiter hinein zu versetzen.

Genauso solltest du dich nicht von einzelnen Bewertungen beeinflussen lassen. Wenn aus einer Abteilung von 30 Personen zwei schlechtere Bewertungen eingehen, so ist das sicherlich nicht toll, aber solange der Großteil der Mitarbeiter zufrieden ist, solltest du dich auf keinen Fall auf diese beiden Bewertungen versteifen.

Versuche immer das große Ganze im Blick zu behalten. Auf diese Weise schaffst du ein umfängliches Bild und stellst wichtige Verknüpfungen her, die du zur Maßnahmenableitung benötigst.

Tipp 4: Quantitative Auswertung

Häufig werden in Befragungen geschlossene Fragen (Multiple Choice) mit vorgegebenen Antwortmöglichkeiten genutzt. Hier gibt es unterschiedliche Ausprägungsformen, wie du meinem Artikel „den idealen Fragebogen für Mitarbeiterbefragungen gestalten“ entnehmen kannst.

Die Auswertung dieses Fragetyps bereitet für gewöhnlich keine allzu großen Schwierigkeiten. In dem folgenden Abschnitt will ich dir daher insbesondere Tipps für die Auswertung von Skalen geben.

Fragebögen bestehen nicht selten bis zu 80% aus Skalen. Es handelt sich hierbei um eine vorgegebene Skala, beispielsweise in Form einer Tabelle oder eines Schiebereglers. Wenn du eine Skala wie diese benutzt, kannst du die Auswertung ohne Probleme durchführen, da jede Auswahlmöglichkeit einen Wert erhält:

Du kannst alternativ auch einen Schieberegler als Skala nutzen:

In diesem Fall gibt es die Möglichkeit, die Skala in metrische Schritte einzugrenzen. Nachfolgend geben wir dir ein Beispiel für eine mögliche Einteilung:

Du kannst dir natürlich auch eine andere Möglichkeit der Einteilung ausdenken. Der Kreativität sind hierbei fast keine Grenzen gesetzt.

Wenn du es jedoch, so wie ich, so einfach wie möglich haben möchtest, kannst du easyfeedback für die Erstellung und Auswertung deiner Mitarbeiterumfrage verwenden. Hier musst du dir nur die Abstufung überlegen und am Ende erhältst du eine automatisierte Aufbereitung der Skalenwerte.

Zur weiteren Verfeinerung und Bearbeitung kannst du dir die Daten als Excel-Liste exportieren.

Super Easy 😉

Tipp 5: Qualitative Auswertung

Wenn du in deinem Fragebogen die Möglichkeit gegeben hast, nach bestimmten Fragen einen Kommentar zu schreiben, wirst du feststellen, dass überraschend viele Mitarbeiter diese Möglichkeit nutzen. Beim Lesen dieser Kommentare erhältst du ein besseres Bild davon, warum einige Ergebnisse stark oder aber schwach ausgefallen sind. Zusätzlich bekommst du neue Ideen und Input, wie du deine Produkte oder Dienstleistungen verbessern kannst.

Im Gegensatz zur Auswertung von geschlossenen Fragen ist die Auswertung von qualitativen oder offenen Fragen sehr anspruchsvoll und zeitintensiv. Die Zeit solltest du aber in jedem Fall investieren, weil sich hier meist der wertvollste Input der Mitarbeiterbefragung verbirgt und du hierdurch zum Teil die Gründe für die Antworten der Befragten nachzuvollziehen kannst.

Leider lassen sich Fragen wie beispielsweise: “Was können wir bezüglich unserer Personalbetreuung verbessern?“, aufgrund der Individualität der Antworten nur schwer statistisch auswerten. Da es keine vorgegebenen Antwortmöglichkeiten gibt, können sich so viele verschiedene Antworten wie Mitarbeiter ergeben.

Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, ist die Zusammenfassung von Antworten. Dies ist natürlich recht individuell, teilweise auch willkürlich und Bedarf relativ viel Zeit. Eine grafische Darstellungsform dieser Inhalte ist zum Beispiel in Form einer Wortwolke möglich.

Hier werden häufig genannte Wörter größer angezeigt, wodurch sich die Relevanz der Kommentare schnell erfassen lässt. Wortwolken erstellst du am besten mithilfe von Onlineprogrammen. easyfeedback bietet diese Funktion natürlich ebenfalls an.

Eine weitere Möglichkeit ist, eine Art Cluster zu erstellen. Hierbei ordnet ihr die jeweiligen Kommentare Themenfeldern zu. Wenn du die Mitarbeiter ganz allgemein fragst, was man in der Unternehmung ändern sollte, so erhältst du Input für alle möglichen Bereiche.

Ein Beispiel für Cluster wäre, die Kommentare zunächst nach Abteilungen zu filtern. Im Anschluss daran nimmst du dir jedes einzelne Cluster erneut vor und filterst daraus wieder Themenfelder. Am Beispiel der Personalabteilung könnten es folgende Themenfelder sein:

• Personalbetreuung
• Onboarding
• Payroll
• Weiterentwicklung
• Recruiting

Auf diese Weise erhältst du Input für die jeweilig relevante Funktion im Betrieb und kannst dadurch jede Bewertung einfließen lassen.

Tipp 6: Maßnahmen ableiten

Du hast bis jetzt viele Tipps zur Auswertung deiner Mitarbeiterbefragung erhalten. Nun ist es an dir, die Daten zu Maßnahmen zu stricken. Da Maßnahmen immer individuell an die jeweilige Unternehmung und Umfrage angepasst werden müssen, kann ich dir hier nur einen wichtigen Tipp mitgeben: Nimm dir nicht zu viel vor!

Es ist schön, wenn du viele Ideen im Kopf hast und gerne den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern möchtest, jedoch hat es sich noch nie bewährt, an mehreren Fronten gleichzeitig zu kämpfen. Ich empfehle dir deshalb Maßnahmen für alle Themenfelder zu entwickeln.

Im Anschluss erstellst du mithilfe des Eisenhower-Prinzips eine Übersicht der Maßnahmen bezüglich deren Wichtigkeit und Dringlichkeit. Suche dir das dringlichste und wichtigste Problem heraus und entwickele im Bestfall schnell umzusetzende Maßnahmen. Sobald du diese Verbesserung abgeschlossen hast beschäftigst du dich mit dem nächsten Problem und so weiter.

Auf diese Weise merken deine Mitarbeiter schnell Verbesserungen und sind auch einer kommenden Mitarbeiterbefragung wohlgesonnen.

Tipp 7: Präsentation und Veröffentlichung der Ergebnisse

Nach der Analyse und Auswertung folgt die Präsentation sowie Veröffentlichung der Ergebnisse für die relevanten Stakeholder im Unternehmen. In der Regel sind dies die Geschäftsführung, Führungskräfte sowie Mitarbeiter.

Bei der Darstellung der Ergebnisse solltest du dir deshalb darüber im Klaren sein, mit welchem Stakeholder du welche Information teilst. Die unterschiedlichen Ebenen benötigen in der Regel unterschiedlich tiefgreifende Auswertungen und Präsentationen.

Ein gutes Beispiel hierfür sind Quervergleiche. Hier werden beispielsweise die Einkaufs- und die Vertriebsabteilung miteinander verglichen. Je nachdem wie sehr man hier ins Detail geht, ist eine solche Auswertung nur für die Geschäftsführung oder die jeweiligen Abteilungsleiter vorgesehen.

Es empfiehlt sich zusätzlich zur Gesamtauswertung jeweils für alle Standorte, Abteilungen, Bereiche etc separate Teilauswertungen zu erstellen. Dies ermöglicht es den jeweiligen Leitern spezifische Maßnahmen zu entwickeln.

Achte darauf, dass du den Mitarbeitern so schnell wie möglich die Ergebnisse bereitstellst und nicht erst ein halbes Jahr später. Die Veröffentlichung der Ergebnisse kann in Form einer Management Summary über unterschiedliche Kanäle erfolgen:

• E-Mail
• Intranet, beispielsweise SharePoint
• Firmenzeitschrift
• Dashboards in Online-Befragungstools
• Betriebsversammlungen

Auf Betriebsversammlungen ist zudem eine Präsentation der Ergebnisse durch die Personalleitung oder Geschäftsführung möglich. Dadurch schafft man zudem den Raum für Fragen und kann noch mehr auf die Mitarbeiter eingehen. Darüber hinaus sind Workshops eine weitere Möglichkeit, um mit der Belegschaft tiefer gehend auf die Befragung einzugehen.

Es ist ein zusätzliches Tool zur Erweiterung einer Management-Summary oder der Ergebnispräsentation. Durch diese Workshops bekommen die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre offenen Fragen zu stellen und Ihren Input bezüglich anstehender Maßnahmen zu formulieren.

Das ist ein tolles Tool, um die Mitarbeiter auch nach der durchgeführten Umfrage weiterhin interaktiv an der Auswertung zu beteiligen.

Tipp 8: Darstellung der Ergebnisse

Bei der Darstellung der Ergebnisse haben sich folgende Funktionen besonders bewährt, da man den Output auf einen Blick sehr gut erkennen kann:

• Kreisdiagramm
• Säulen- bzw. Balkendiagramm
• Wortwolken

Während sich Kreis-, Säulen- oder auch Balkendiagramme sehr gut für die Darstellung von geschlossenen Fragen eignen, ist die Wortwolke ein tolles Tool um offene Fragen einfach zu veranschaulichen. Um den Stakeholdern einen guten Einblick zu verschaffen solltest du die Grafiken durch deine Erläuterungen anreichern.

Achte dabei auf eine einfache und verständliche Sprache und verwende daher nicht zu viele Fachtermini.

Alle Berechnungen sollten kurz erklärt werden. Nicht jeder weiß mit einem Median etwas anzufangen. Nicht jeder weiß mit einem Median etwas anzufangen. Sagt man dagegen, dass 50 Prozent der Befragten unterhalb und 50 Prozent oberhalb dieses Wertes liegen, kann sich jeder davon ein Bild machen.

Gehe bei der Beschreibung der Ergebnisse unter Wahrung der Anonymität auch auf offene Fragen ein.

Werden wiederholt Mitarbeiterbefragungen durchgeführt, sollte der Vergleich mit früheren Befragungen enthalten sein. Damit können Tendenzen erkennbar sein und die Konsequenzen der Mitarbeiterbefragung vor Augen geführt werden.

Was hat sich seit der letzten Befragung getan? Welche Vorschläge wurden umgesetzt? So sehen deine Mitarbeiter, dass sich durch die Umfragen etwas verändert und fühlen sich deutlich mehr wertgeschätzt.

DIY oder Dienstleister?

Falls du dich dazu entscheidest, den Auswertungsprozess an eine professionelle Agentur auszulagern, besteht deine Arbeit lediglich darin, Entscheidungen zu treffen. Die Vorteile sind:

• Zeitersparnis
• Neutralität/Objektivität
• Benchmarks
• Handlungsempfehlungen

Wenn du einen externen Dienstleister beauftragst, hast du den Vorteil, dass dieser die Auswertung völlig unvoreingenommen bearbeiten wird. Durch diese Objektivität schafft er es, eine neutrale Analyse vorzunehmen und wenn es sein muss, den Finger in die Wunde zu legen.

Intern kann es unter Umständen passieren, dass man dies aufgrund von Sympathie oder anderen Gründen nicht im gleichen Maße tut. Ein weiterer Pluspunkt für eine externe Auswertung ist die Möglichkeit, Benchmarks, also Vergleiche mit anderen Unternehmen, zu erstellen. So kann man über das eigene Unternehmen hinaus Einblicke in unterschiedliche Trends erhalten.

Zu guter Letzt schlägt dir die Agentur bereits Handlungsempfehlungen vor. Das ist natürlich praktisch, da man so alle wichtigen Punkte auf dem Silbertablett serviert bekommt, jedoch fehlt hier das Wissen, welches nur jemand aus dem Unternehmen selbst miteinbringen kann.

Am Ende des Tages solltest du diese Handlungsempfehlungen daher eher als Richtlinie betrachten und sie in Relation zu deinen Erfahrungen in der Unternehmung setzen. Nur so wird es ein stimmiges Bild.

Ich empfehle dir wärmstens, die Auswertung und Analyse deiner Mitarbeiterbefragung selbst durchzuführen und sie nicht an Externe auszulagern. Viele Erkenntnisse und Verknüpfungen basieren auf Erfahrungswerten, weil du weißt, dass eine bestimmte Abteilung eventuell einen hohen Krankenstand hat oder aber viele beziehungsweise besonders wenige Überstunden etc.

Gerade diese wertvollen Insights erhältst du leider nicht von einem externen Anbieter. Ich finde zudem, dass es eine der spannendsten Aufgaben ist, Mitarbeiterbefragungen auszuwerten. Ich selbst bin immer wieder überrascht über die Eindrücke und lerne sehr viel aus den Auswertungen.

Darüber hinaus machen es dir Online-Tools wie easyfeedback besonders einfach, die Auswertung eigenständig abzuwickeln. Mit den dort angebotenen Tools und Hilfsmitteln ist es ganz leicht, die für dich wichtigen Erkenntnisse zu finden und grafisch gut darzustellen.

Fazit

Nur durch eine gute Auswertung der Ergebnisse erhältst du eine Basis, auf derer du Maßnahmen ableiten kannst. Deshalb solltest du möglichst viel Zeit in die Analyse deiner Mitarbeiterbefragung stecken, denn am Ende des Tages wird es sich für dein Unternehmen lohnen.

Ziehe wo immer möglich Vergleiche mit anderen Unternehmensbereichen und bringe weitere Parameter mit ein, um ein vollumfängliches Bild zu erstellen. Wenn es sich um eine regelmäßige Umfrage handelt, kannst du die Ergebnisse mit früheren Befragungen vergleichen, um Trends zu erkennen.

Somit wirst du in der Lage sein, genau zu erkennen, in welchem Ausmaß Initiativen zur Verbesserung beziehungsweise zum Erfolg geführt haben und ob sich die Lernfähigkeit deines Unternehmens gesteigert hat.

Formuliere die Ergebnisse an deine Mitarbeiter verständlich und versuche dich in sie hineinzuversetzen. So verstehst du, an welchen Ecken es noch hackt und wo ihr nochmal nachbessern solltet.

Die Kommunikation sollte immer so authentisch wie möglich sein. Nur so werden die Mitarbeiter erkennen, dass ihr Feedback in die Tat umgesetzt wird.

Die dadurch gesteigerte Wertschätzung wird die Mitarbeiterzufriedenheit innerhalb der Firma stärken und dich zu einem Arbeitgeber der Wahl machen!

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